Webshop koppeling boekhouding

Welke koppelingen

• Boekhouding (bijvoorbeeld Moneybird, e-Boekhouden, Exact): elke bestelling wordt een factuur en een betaling, btw klopt, de accountant is blij.
• Verzending (Sendcloud, QLS, direct bij een vervoerder): labels, track & trace en retouren zonder handwerk.
• Voorraad en magazijn (WMS of ERP): één voorraadstand voor shop, winkel en groothandel, zodat je nooit verkoopt wat er niet is.
• Kassa: winkelverkoop en webshop in één voorraad en één omzetoverzicht.
• B2B: een bestelportaal met login, klantspecifieke prijzen, staffels en kredietlimiet, gekoppeld aan je ERP.

Hoe een begroting werkt

Koppelingen zitten nooit in een pakketprijs, omdat geen twee situaties gelijk zijn. We beginnen met een intake: welke systemen, welke stromen, hoeveel bestellingen, wat moet leidend zijn. Daarna krijg je een genummerde wensenlijst met per wens een regel: inbegrepen, optioneel, fase 2 of buiten scope, met uren en kosten. De begroting heeft een maximumbedrag en een reserve van tien procent; daarboven gebeurt niets zonder jouw schriftelijk akkoord.

Afhankelijkheden eerlijk benoemd

Een koppeling hangt af van wat de andere kant kan. Niet elk WMS heeft een goede API, niet elke vervoerder levert retourlabels via de koppeling, sommige boekhoudpakketten rekenen extra voor toegang. Dat staat per regel in de begroting, inclusief wie het moet regelen. Vertraging door een derde partij is geen verrassing maar een genoemd risico.

Waarom dit bij Zizai

Ik heb tien jaar aan de andere kant gezeten: als verantwoordelijke voor operations bij een merk met webshop en groothandel. Ik weet wat er gebeurt als de voorraad niet klopt, als een label verkeerd geprint wordt, als de boekhouding op vrijdagmiddag niet aansluit. Daarom begin ik bij het proces en niet bij de techniek. Soms is het antwoord ook: koppel dit niet, doe het anders. Dat advies hoort erbij, zie webshop logistiek advies.

Beheer na oplevering

Een koppeling moet blijven werken, ook als een van de systemen een update krijgt. Daarom hoort er beheer bij, op maat van het aantal koppelingen, met als ondergrens het maandbedrag van een webshop. Dat spreken we af in de begroting. Heb je nog geen shop, begin dan bij webshop laten maken.

Plan een vrijblijvend gesprek